Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen – warum Prozesse und Geschäftsprozesse digitalisieren?

Wie gelingt es einem Unternehmen effizienter zu arbeiten? Wie können Mitarbeiter mehr in ihr Potenzial kommen und was sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe? Wer jetzt mit der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse beginnt, setzt auf das richtige Pferd. Prozesse und Geschäftsprozesse zu digitalisieren schafft die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Bei uns erfahren Sie, wie es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen funktioniert.

Jeder Geschäftsprozess besteht aus abteilungsübergreifenden Tätigkeiten, die sich gegenseitig beeinflussen und ein gemeinsames Ziel verfolgen. Die vielen unterschiedlichen Prozesse stehen mal mehr und mal weniger im Zusammenhang. Sie haben jedoch ein Fundament, denn sie alle sichern den betriebswirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Damit dieses auf lange Sicht funktioniert, ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unumgänglich.

Prozesse auf der betrieblichen Ebene beginnen stets mit einem Daten- und Informationsaustausch. Dabei haben die Datenmengen, die täglich von Mitarbeitern und Geschäftsführern verwaltet, bearbeitet, sortiert und archiviert werden müssen, immens zugenommen. Anlage- und papierbasierte Prozesse haben in früheren Zeiten aufgrund der Überschaubarkeit noch gut funktioniert, doch sie haben heute keine Zukunft mehr. Prozesse zu digitalisieren bedeutet Zeit zu sparen und diese in gewinnbringende Projekte zu investieren.

Geschäftsprozesse sind, wie bereits kurz angerissen, zusammenhängende und sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten oder Abläufe, die schrittweise ausgeführt werden. Sie dienen immer dazu ein bestimmtes Ergebnis zu schaffen. Auf Input folgt Output. Das große Gesamtziel ist dabei die Wertschöpfung zu steigern.

Jedes Unternehmen hat täglich eine Vielzahl von Prozessen zu bewältigen. Anträge von Mitarbeitern werden ausgefüllt, abgestimmt und eingereicht, die betreffende Abteilung muss diese lesen, ablehnen oder genehmigen, weiterleiten und zum Mitarbeiter zurücksenden. Man mag es kaum glauben, aber in vielen Unternehmen läuft ein solcher Prozess noch mit einem handgeschriebenen Formular ab. Dabei ist jedem klar, was für ein Zeitaufwand dahintersteckt, der mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse deutlich reduziert wird.

Die Frage ist also nicht ob, sondern welche Geschäftsprozesse sich digitalisieren lassen und wie man dabei am besten vorgeht. Wir von Appollo Systems unterstützen Sie dabei, Geschäftsprozesse zu identifizieren, die wir zusammen digitalisieren und begleiten Sie auf dem Weg zu einer ganzheitlichen und individuellen Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Auf Basis einer digitalen Strategie und einem Digitalisierungskonzept machen wir Prozesse bei Ihnen maximal effizient hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Erfolg.

Erwarten Sie folgende Leistungen im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen:

• Analyse des Status quo Ihrer IT-Systeme sowie Geschäftsprozesse
• kritische Bewertung aller Ergebnisse
• Erarbeitung von Lösungsvorschlägen und einer umfassenden Digitalisierungsstrategie
• Entwicklung von Prototypen und Demos
• Begleitung bei der Implementierung
• Erstellung eines Handbuchs
• Mitarbeiterschulung
• jährliche Bestandsaufnahme und Optimierung

Digitalisierung bietet heute unzählige Möglichkeiten, die in den kommenden Jahren kontinuierlich wachsen werden. Allen gemein ist, dass sie wichtige Schlüsselfaktoren sind, um wiederkehrende Prozesse mit mehreren Prozessbeteiligten zu automatisieren. Was passiert, wenn das nicht erfolgt? Wenn Sie keine Workflows definieren, entsteht schnell Chaos. Mitarbeiter und Management verlieren den Überblick, es kann Mehrfacharbeit entstehen und im Ernstfall sogar schwerwiegende Fehler unterlaufen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schafft dazu den Rahmen sowie die passende Software, um einen reibungslosen Ablauf automatisch zu gewährleisten. Damit werden Prozesse transparent und lassen sich leichter optimieren. Prozesse zu digitalisieren bedeutet effizienter zu werden und die Wettbewerbsfähigkeit aufrechtzuerhalten.

Was bietet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Möglichkeiten?

Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen erhalten Sie vollkommen neue Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Dabei steht vorrangig die Transformation von analogen Prozessen hin zu digitalen Formaten, damit die Zukunftsfähigkeit weiterhin gewährleistet bleibt. Und das lieber gestern als heute, denn wer nicht langsam damit beginnt Workflows zu automatisieren, wird über kurz oder lang den Anschluss verpassen.

Die Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Das Geheimnis der erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen liegt im richtigen Prozess-Management. Diese nimmt Bezug auf die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse der Arbeitsabläufe rund um alle Abteilungen eines Betriebs, die unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben können. Von automatisierten Arbeitsabläufen profitieren Geschäftsprozesse bis in die Bereiche Buchhaltung und Personalmanagement.

Was die Digitalisierung in jedem Bereich mit sich bringt, ist eine schier unendliche Masse an Daten, die heute ohne intelligente Systeme kaum mehr effizient verwaltet oder effektiv verwendet werden können. Zeitgleich ist es heute essenziell, Wettbewerber und Kunden zu analysieren, um am Markt weiterhin Bestand zu haben. Das macht es unabdingbar, erfolgreiche Digitalisierung mit den richtigen Anwendungen professioneller Anbieter zu gestalten und so nachhaltig Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Schauen wir uns einmal Schritt für Schritt den Weg der Digitalisierung von Geschäftsprozessen an und wie Sie schon von Beginn an in Ihrem Unternehmen von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren können:

1.     Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Analyse des Status quo

Wenn Sie sich dazu entschieden haben Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren, bedeutet das Abschied von alten Strukturen und etablierten Gewohnheiten zu nehmen. Allen voran der Verzicht auf das Papierformat. Doch keine Sorge, es wird Ihnen eine Menge Zeit und Kosten erspart bleiben wenn Sie auf die Zettelwirtschaft verzichten. Obendrein tun Sie noch etwas richtig Gutes für die Umwelt. Automatisierte und anpassungsfähige Prozesse lassen sich letztlich nur digital umsetzen und so werden Sie schnell froh sein, Effizienz gegen Papier getauscht zu haben. Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden wieder Kapazitäten frei, die Mitarbeiter in gewinnbringende Projekte investieren können, denn innovatives Prozess-Management bedeutet alle Daten in einer zentralen Anwendung zu verwalten, die sich praktisch von überall zielgerichtet aufrufen lässt.

Wie aber gelingt der Übergang von Papier zu digitalen Prozessen? Der erste Schritt ist sich den Status quo genauer anzusehen, diesen schriftlich zu fixieren und zu analysieren. Das verschafft Ihnen einen guten Überblick, an welche Stellen Sie noch den Fuß auf der Bremse haben. Der IST-Zustand bildet die Grundlage, um definieren zu können, wo die Digitalisierung von Geschäftsprozessen für maximalen Erfolg sorgen wird. In dem Zuge sollten Sie sich gleich das Papier-Archiv anschauen und wichtige Unterlagen digitalisieren. Das könnten Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen sein, die ab jetzt einen Platz auf Ihrem Server finden sollten. Dazu setzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System ein.

2.     Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)

Was bedeutet es konkret Geschäftsprozesse zu digitalisieren? Schauen wir uns den Kern anhand des Beispiels der Rechnungsverarbeitung an. In den meisten Unternehmen werden Rechnungen auf Papier gedruckt und per Post verschickt, finden als E-Mail oder als Scan den Weg zum Kunden, Dienstleister oder Geschäftspartner. Die Vorgänge kosten eine Menge Zeit. Mit einem DMS wird das Rechnungsmanagement deutlich einfacher. Das digitale System erfasst zum Beispiel beim Rechnungseingang alle eingehenden Rechnungen formatabhängig automatisch. Daten wie Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge werden selbstständig erfasst und abgeglichen. Darüber hinaus wird eine korrekte Archivierung gewährleistet.

Ähnliche Prozesse lassen sich für die Personalabteilung etablieren. Hier finden nicht selten tagtägliche administrative Routinearbeiten statt, wie zum Beispiel Gehaltsabrechnungen oder die Zeiterfassung. Ferner wird die Personalentwicklung geplant, Recruiting betrieben und wichtige und vertrauliche Dokumente wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen verwaltet. Es kommt dabei auf eine sorgfältige Sortierung und Archivierung an. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet den Personalmitarbeitern großes Potenzial.

3.     Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Ein zuverlässiges Cloud-basiertes System finden

Cloud-Lösungen sind heute ein entscheidendes Tool um Prozesse zu digitalisieren. Mithilfe des Service ist es möglich der wachsenden Datenmenge Herr zu werden, diese zu verarbeiten und zu speichern. Der Einsatz wird einer der tragenden Erfolgsfaktoren sein, wenn Unternehmen schnell, agil und flexibel auf Veränderungen am Markt reagieren wollen. Überlegen Sie sich im Zuge der strategischen Planung der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, auf welche Cloud-Lösungen Sie zurückgreifen wollen.

Die Vorteile: Mit den Möglichkeiten der digitalen Plattform zur Datenspeicherung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware wie externe Festplatten, die meist nur Kosten verursachen und Platz wegnehmen. Daten in der Cloud mit einem unbegrenzten Speicherplatz zu hinterlegen ist smart, wenn es darum geht Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Flexible Kostenmodelle berechnen meist nur den tatsächlichen Verbrauch, sodass Sie volle Kostenkontrolle genießen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Anbieter für Cloud-Lösungen sind, der Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützt, achten Sie darauf, dass der Sicherheitsfaktor gewährleistet wird. Standard bei seriösen Anbietern ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die sicherstellt, dass niemand außer berechtigte Personen abgelegte Daten einsehen können. Gleichzeitig sollte das Rechenzentrum des Anbieters selbst mit hohen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet sein und Ihnen die Option der regelmäßigen Backups und Wiederherstellungsverfahren zugesagt werden.

Die ersten drei Schritte in Richtung Digitalisierung der Geschäftsprozesse

Mit den ersten drei vorgestellten Schritten schaffen Sie das Fundament, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Nur so gelingt ein effektives Prozess-Management. Mit der richtigen Software, wie die Appollo Low Code Platform, ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen heute kein Hexenwerk mehr. Damit lässt sich in kürzester Zeit die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorantreiben und Sie agieren kostensparend, effizient und flexibel auf Veränderungen auf dem Markt, um sich im Wettbewerb durchzusetzen. Ein wichtiger Faktor, den es immer zu beachten gilt: Holen Sie für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen alle ins Boot. Nur wenn in einem Unternehmen alle an einem Strang ziehen, gelingt die erfolgreiche Umsetzung. Schauen wir uns nachfolgend dazu konkrete Maßnahmen an.

So smart gelingt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Digitalisierung ist weit mehr als nur ein Trend; sie zwingt Unternehmen aller Branchen zum Umdenken und zur Weiterentwicklung auf ein neues Handlungsniveau. Was passiert, wenn Sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen jetzt verpassen? Sie werden keine Chance mehr gegenüber Ihren Wettbewerbern haben. Die heutige Digitalisierung macht es deutlich, dass jetzt der Zeitpunkt gekommen ist, an dem sich Unternehmen branchenunabhängig entscheiden müssen, ob sie den nächsten Schritt in die Zukunft gehen oder ihre Marktposition abgeben wollen. Wenn Sie sich für die Investition in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen entscheiden, wird das mit den nachfolgenden sechs Faktoren gelingen, um das volle Potenzial digitaler Prozesse unmittelbar zu nutzen.

1.     Geschäftsprozesse digitalisieren mit einem professionellen Change-Management

Jetzt agieren ja, unüberlegtes Handeln nein. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedarf einer umfassenden Strategie, die von Führungskräften, Fach- und IT-Experten gemeinsam geplant und entwickelt werden muss. Hier legen Sie zum Beispiel fest, wo Prozesse digitalisiert werden müssen, welche Änderungen in den Arbeitsabläufen nötig werden und wie sich diese langfristig als neue Strukturen etablieren lassen. Holen Sie dazu Ihre Mitarbeiter da ab, wo diese gerade stehen. Letztlich bedeutet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer Veränderung und Loslassen von Gewohnheiten. Das kann zunächst für Unsicherheit und Angst sorgen. Auf den ersten „Schock“ folgt, wenn Sie die neue Situation gut managen, schnell Einsicht und Akzeptanz. Nutzen Sie daher das Change-Management als Grundlage für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Seien Sie lieber bei einem Marathon erfolgreich als bei einem Sprint zu versagen.

2.     Geschäftsprozesse digitalisieren mit realistischen Ziele

Auf Grundlage eines gut funktionierenden Change-Managements können sich erste Projektteams mit messbaren Zielen beschäftigen, die das Digitalisieren von Prozessen vorsehen. Achten Sie dabei darauf, dass Management, IT-Abteilung und Fachbereiche Hand in Hand gehen und zusammen mittel- und langfristige Ziele definieren, die sich messen lassen und die schrittweise Umsetzung möglich machen. Aufgestellte Ziele sind bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen Ihr Leitstern und regelmäßige Kontrollen sorgen für eine schnelle Kurskorrektur.

3.     Geschäftsprozesse digitalisieren und transparent gestalten

Nutzen Sie die Gelegenheit und bringen Sie Transparenz in Ihren Betrieb. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen müssen sämtliche Abläufe in einem Unternehmen aufgedeckt werden. Halten Sie den Status quo schriftlich fest und bewerten Sie den IST-Zustand ehrlich und kritisch. Nutzen Sie den Synergieeffekt der Zusammenarbeit in Teams und identifizieren Sie Digitalisierungspotenzial.

4.     Geschäftsprozesse digitalisieren und dynamisch bleiben

Ein wesentliches Merkmal der Digitalisierung ist die Schnelllebigkeit. Schon morgen wird es Technologien geben, die man heute noch gar nicht erahnen konnte. Dabei müssen auch Sie so flexibel wie möglich bleiben. Um schon während der Digitalisierung von Geschäftsprozessen handlungsfähig zu bleiben, setzen Sie sich Prioritäten und digitalisieren Sie nach und nach Prozesse, statt alles auf einmal umzuschmeißen. Damit können Sie schon auf dem Weg auf plötzliche Marktveränderungen reagieren.

5.     Geschäftsprozesse digitalisieren und im Vorfeld optimieren

Eliminieren Sie Schwachstellen und Risikofaktoren bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen bereits im Vorfeld. Entrümpeln Sie Abläufe und machen Sie Prozessschritte smart. Damit wird die Prozessautomatisierung sowie die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie deutlich einfacher.

6.     Geschäftsprozesse digitalisieren und die richtige Software nutzen

Etablieren Sie eine Low Code Plattform, die die Digitalisierung von Prozessen ermöglicht und die auch dynamisches Case Management zur Digitalisierung unstrukturierter Prozesse, eine Rules Engine zur dynamischen Anpassung von Geschäftsregeln sowie eine nahtlose Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beinhaltet. Wie bereits vorgestellt, können Sie Geschäftsprozesse mittels der Automatisierung schneller, einfacher und sicherer gestalten. Doch nicht jede Low Code Plattform auf dem Markt ist für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Wir raten dazu, hier auf eine externe Lösung zu setzen.

Wir raten Ihnen, sich auf eine externe Beratung zu verlassen. Mit der richtigen Low Code Platform, die insbesondere auch Funktionen zur Business- und Anforderungsanalyse bietet, führt ein externer Berater eine fundierte Bestandsaufnahme durch und erfasst strukturiert den Status quo Ihres Unternehmens. Dies bildet die Basis für die auf Ihr Unternehmen zugeschnittene digitale Transformation, die Sie wiederum beim Einstieg in die digitale Zukunft unterstützt. Ein weiterer Vorteil einer professionellen Beratung ist die Kenntnis der gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien. Diese betreffen z.B. die Archivierung von Dokumenten. So sind Sie gesetzeskonform und müssen sich nicht darum kümmern.

Letztlich gewinnen Sie mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf ganzer Linie:

• Sie erhalten mehr Flexibilität durch Automatisierung.
• Sie verbessern nachhaltig und langfristig das Informations- und Dokumentenmanagement.
• Sie machen Ihren Workflow durch Prozessdigitalisierung effizienter und schneller.

Die individuelle Digitalstrategie für Geschäftsprozesse im Unternehmen

Eine richtig umgesetzte Digitalisierung von Geschäftsprozessen braucht eine individuelle Digitalstrategie. Warum individuell? Weil jedes Unternehmen vor anderen Herausforderungen in Bezug auf Geschäftsprozesse steht. Daher ist es für uns von Appollo Systems essenziell, mit Ihnen eine fundierte Strategie zu erarbeiten, die wir anschließend gemeinsam etablieren. Eine Methode, die dabei zum Einsatz kommt, ist die Workflow-Analyse, mit der wir zunächst eine Bestandsaufnahme durchführen. Das betrifft sowohl Ihre Geschäftsprozesse als auch Ihre IT.

Dabei konzentrieren wir uns unter anderem auf die nachfolgenden Fragen:

• Wie gestalten sich Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen?
• Vor welchen Herausforderungen stehen Sie bei der Prozessdigitalisierung?
• Wie sind Sie personell und technisch aufgestellt?
• Welches Digitalisierungspotenzial gibt es?
• Bei welchen Geschäftsprozessen kann die Wirtschaftlichkeit wirklich optimiert werden oder wo lohnt es sich aufgrund von hohen Investitionen nicht?

So ermitteln wir den qualitativen und quantitativen IST-Zustand, der die Grundlage für Ziele und Digitalstrategie bildet. Unsere Lösungen sind dabei immer exakt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt und erfolgen in enger Absprache mit Ihnen und allen Beteiligten.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Umsetzung der Digitalstrategie

Einer guten Digitalstrategie muss jedoch am Ende Leben eingehaucht werden und so endet unsere Arbeit nicht mit der Konzeption, sondern beginnt erst mit der Implementierung, die wir gerne bei Ihnen begleiten. Wichtig ist dabei, dass die gesamte Personalstruktur mit ins Boot geholt wird und neue Arbeitsabläufe und Anwendungen eine Schulung erfordern. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein Schritt-für-Schritt Projekt, das die Akzeptanz aller Beteiligten erfordert. Diese gewinnen Sie am schnellsten mit einer guten Mischung aus langsamer Umgewöhnung und dennoch durchgängiger Automatisierung und Digitalisierung, sodass bereits während des Prozesses erste Ergebnisse nachweislich mehr Effizienz liefern.

Fazit: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet eine Menge Vorteile, wenn man es richtig macht

Viele Wege führen nach Rom und so kennt auch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen viele Wege, um ans Ziel zu kommen. Jeder für sich hat sicher Vor- und Nachteile, doch eines ist heute klar: Wer jetzt nicht handelt, wird rasant von der Konkurrenz überholt und eine Aufholjagd wird, durch die immer schnellere Wandlung, schwerer. Nutzen Sie daher JETZT Ihre Chance und setzen Sie mit uns zum Wechsel auf die Überholspur. Zusammen finden wir die beste Lösung für Ihr Unternehmen und sorgen dafür, dass Sie modern, fortschrittlich und flexibel werden. Sichern Sie sich durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Kosten- und Produktivitätsvorteile.

Mit uns als Beratungspartner, zusammen mit der Appollo Low Code Platform als unterstützendem Werkzeug, wird die Digitalisierung Ihres Unternehmens zu einem großen Erfolg.

Setzen Sie sich gleich mit uns in Verbindung.